Anche nell’era della video call, delle chiamate e della messaggistica istantanea, gli incontri in presenza tra colleghi restano un momento cruciale per la vita aziendale. I meeting aziendali sono uno strumento essenziale per la comunicazione, la collaborazione e la pianificazione delle strategie aziendali. Se è vero, come è vero, che buone doti relazionali e un ottimo team building aiutano ad aumentare il benessere dei dipendenti e il rendimento, il meeting aziendale –soprattutto che si svolge in presenza- non può essere ridotto ad un mero incontro illustrativo tra dipendenti o tra dipendenti e clienti. È quindi necessario seguire alcuni accorgimenti sia prima dell’incontro che durante, ma anche al termine. Per realizzare un meeting perfetto, nella fase preparativa è necessario inviare un invito che esplichi in modo chiaro il tema dell’incontro ma soprattutto data, ora e luogo.
Il meeting aziendale deve essere affrontato quasi come un percorso narrativo: ci deve essere l’esposizione di un problema o di un risultato, poi il confronto con i membri del meeting e il raggiungimento di un obiettivo e/o la risoluzione del problema. Anzitutto è necessario che sia chiaro l’obiettivo dell’incontro, saperlo esporre in modo eloquente e definire cosa si vuole ottenere al termine di questo. Esplicitare gli step del meeting in alcuni punti contribuirà a tenere traccia del discorso e ad essere certi di voler dire tutto quello che si era previsto. Il secondo step riguarda la selezione dei partecipanti. È infatti necessario che tutte le persone invitate siano pertinenti per ruolo e che possano sentirsi attivamente coinvolte. Includere troppe persone o inserire dipendenti che svolgono una mansione non perfettamente correlata potrebbe diminuire drasticamente l’efficacia della discussione.
Da non sottovalutare è anche l’ambiente in cui si svolge il meeting aziendale. Per la buona riuscita dell’incontro lo spazio adibito per il meeting deve essere confortevole e adeguatamente attrezzato. Deve avere la giusta luminosità e una temperatura compresa tra i 20 e il 23 gradi. Soprattutto se il meeting si deve svolgere con clienti esterni, far trovare in sala dei gadget aziendali può essere un gesto molto gradito, oltre che una buona strategia di fidelizzazione di marca e implementazione della brand image.
Tra i gadget più apprezzati che aiutano anche a migliorare il successo del meeting, le agende con il logo aziendale, le penne personalizzate, un block-notes e anche una borraccia. Una volta avviato il meeting, rispettare rigorosamente l’agenda e monitorare il tempo aiuta a migliorarne l’efficacia. È sì importante lasciare spazio alla discussione ma anche evitare di divagare su altri argomenti. Qualora durante il meeting emergesse uno spunto interessante, piuttosto è bene fissare un secondo incontro. Alla fine del meeting, può essere strategico riassumere brevemente i punti chiave discussi e le decisioni prese, oltre che assegnare le responsabilità per le eventuali azioni future da effettuare o scadenze da rispettare. Alla fine di tutto, per la buona riuscita di un meeting è necessario fornire un feedback e richiederlo ai rispettivi partecipanti, utilizzare queste informazioni per migliorare la pianificazione e la gestione dei futuri incontri aziendali.
